Koulutusvähennys
Työnantajia kannustetaan panostamaan henkilöstön osaamisen kehittämiseen koulutusvähennyksen avulla. Koulutusvähennys on ylimääräinen verovähennys. Työnantaja voi vähentää verotuksessaan henkilöstön kouluttamisesta aiheutuvat suoranaiset kustannukset sekä koulutusajan palkkakustannukset. Lisäksi työnantaja saa ylimääräisen koulutusvähennyksen, joka on keskimäärin puolet koulutusajan palkkakustannuksista.
Kysymyksessä on verotuksessa myönnettävä laskennallinen lisävähennys. Jotta vähennykset saa täysimääräisesti, koulutuksen tulee perustua suunnitelmaan ja sen on täytettävä koulutusta koskevat ehdot. Alla on ohjeet koulutusvähennyksen saamisen edellytyksiin yhteistoimintalain alaisissa yrityksissä (vähintään 20 työntekijää) sekä niissä yrityksissä, jotka eivät kuulu yhteistoimintalain piiriin (alle 20 työntekijää).
Suunnitelma koulutusvähennyksen edellytyksenä
Yhteistoimintalain piiriin kuuluvat yritykset
Koulutusvähennyksen saaminen edellyttää, että koulutus perustuu yhteistoimintalain mukaiseen työyhteisön kehittämissuunnitelmaan, joka laaditaan ja ylläpidetään osana yhteistoimintalaissa tarkoitettua jatkuvaa vuoropuhelua. Kehittämissuunnitelmaan tulee kirjata:
1) nykytila ja ennakoitavissa olevat kehityskulut, joilla voi olla vaikutusta henkilöstön osaamistarpeisiin tai työhyvinvointiin;
2) päämäärät ja toimenpiteet, joilla kehitetään ja ylläpidetään henkilöstön osaamista sekä edistetään henkilöstön työhyvinvointia;
3) toimenpiteiden vastuunjako ja aikataulu;
4) seurantamenettelyt.
Työyhteisön kehittämissuunnitelmassa tulee huomioida myös muita seikkoja. Tarkempaa tietoa työyhteisön kehittämissuunnitelmasta löydät yt-asiamiehen sivuilta.
Muut yritykset
Pienemmissä yrityksissä edellytyksenä verovähennyksen saamiselle on koulutussuunnitelman laatiminen.
Suunnitelman tulee sisältää arvio henkilöstön ammatillisesta osaamisesta sekä ammatillisen osaamisen vaatimuksissa tapahtuvista muutoksista ja näiden syistä sekä tähän arvioon perustuva suunnitelma.
Suunnitelmassa on lisäksi käsiteltävä yleiset periaatteet, joilla pyritään ylläpitämään työkyvyttömyysuhan alaisten ja ikääntyneiden työntekijöiden työkykyä sekä työttömyysuhan alaisten työntekijöiden työmarkkinakelpoisuutta.
Lisäksi suunnitelmaan tulee kirjata, miten sitä on tarkoitus toteuttaa ja seurata.
Kaikki yritykset
Kaikissa yrityksissä suunnitelman on katettava koko henkilöstö tarkoituksenmukaisella tavalla ryhmiteltynä, esimerkiksi henkilöstöryhmittäin. Suunnitelmaan ei kuitenkaan tarvitse yksityiskohtaisesti kirjata koulutuksia, vaan yleisempi kuvaus tulevista koulutuksista on riittävä. Jos työnantaja ei ole laatinut koko henkilöstön kattavaa suunnitelmaa, vähennysoikeutta ei ole, vaikka koulutus muutoin täyttäisi tarvittavat edellytykset. Lisäksi suunnitelman on oltava laadittuna ennen työntekijöiden koulutusta. Suunnitelmaa voidaan kuitenkin päivittää verovuoden aikana.
Vähennykseen oikeuttava koulutus
Koulutusvähennykseen oikeuttavan koulutuksen on oltava työnantajan järjestämää koulutusta, joka ylläpitää ja edistää työntekijän ammatillista osaamista ja sen on perustuttava edellä mainittuun työyhteisön kehittämissuunnitelmaan tai koulutussuunnitelmaan. Työnantajan on myös maksettava työntekijälle palkkaa koulutuksen ajalta.
Koulutuksen on liityttävä työntekijän nykyisiin tai tuleviin työtehtäviin sen hetkisen työnantajan palveluksessa. Koulutuksen on oltava ohjattua ja valvottua. Lisäksi koulutukseen käytetty aika on voitava todentaa. Koulutus tai seminaari voi olla järjestetty myös niin, että työntekijät osallistuvat koulutukseen videoyhteydellä.
Koulutus voi olla esimerkiksi ulkopuolisen järjestämä kurssimuotoinen koulutus, seminaari tai konferenssi, jonka mahdollisista kustannuksista vastaa työnantaja, tai yrityksen itse järjestämä koulutus. Koulutus voi olla esimerkiksi työntekijöille annettavaa lisä- tai täydennyskoulutusta.
Koulutusvähennystä ei kuitenkaan saa perehdytyksestä tai työhönopastuksesta eikä muutoinkaan sellaiselta ajalta, jonka aikana työntekijän työpanos on työnantajan käytettävissä. Koulutusvähennystä ei myöskään saa sellaisten työntekijöiden koulutuksesta, joiden palkkakustannuksiin on verovuonna myönnetty palkkatukea eikä siltä osin, kuin työntekijä on osallistunut koulutukseen loma- tai vapaa-aikanaan.
Työntekijänä pidetään työnantajaan työsopimuslain 1 luvun 1 §:n mukaisessa työsopimussuhteessa olevaa työntekijää. Koulutusvähennykseen oikeuttavina työntekijöinä ei pidetä yrityksen vuokraamia vuokratyöntekijöitä. Yrittäjä, esimerkiksi elinkeinonharjoittaja tai osakeyhtiön ainoa osakas, ei ole yrityksensä työntekijä. Myöskään toimitusjohtaja ei ole työsuhteessa.
Vähennyskelpoisen koulutuksen kestoaika
Vähennyskelpoisen koulutuksen on kestettävä yhdenjaksoisesti vähintään 1 tunti eli 60 minuuttia. Koulutusvähennyksen saa vain kokonaisten koulutuspäivien perusteella. Yksi vähennyskelpoinen koulutuspäivä kestää 6 tuntia, mutta se voi jakautua useampaan jaksoon, kunhan kukin jakso on kestänyt vähintään vaaditun 60 minuuttia. Ruokatauko tai muu pidempi tauko ei ole osa koulutusaikaa. Enimmillään vähennyksen saa kolmelta päivältä vuodessa työntekijää kohti.
Koulutuspäivä voi koostua useista eri koulutuksista eikä niiden tarvitse liittyä samaan kokonaisuuteen. Koulutuspäivä lasketaan ja seurataan työntekijäkohtaisesti. Jos esimerkiksi toista työntekijää on koulutettu neljä päivää ja toista yksi päivä, saa työnantaja vähennyksen yhteensä neljältä päivältä (koska työntekijäkohtainen enimmäismäärä on kolme päivää).
Koulutusvähennyksen määrän laskeminen
Koulutusvähennys lasketaan kertomalla yrityksen työntekijöiden keskimääräinen päiväpalkka vähennykseen oikeuttavien koulutuspäivien lukumäärällä ja jakamalla näin saatu tulo luvulla 2.
Keskimääräinen päiväpalkka puolestaan lasketaan jakamalla työnantajan työttömyysvakuutusmaksun perusteena oleva verovuoden palkkasumma työnantajan keskimääräisellä työntekijämäärällä ja jakamalla näin saatu osamäärä luvulla 200. Tällöin vähennys tosiasiallisesti huomioi myös työnantajan keskimääräiset sosiaalivakuutusmaksut.
Keskimääräinen työntekijämäärä lasketaan verovuodelle ja määränä pidetään työnantajan teettämien henkilötyövuosien summaa. Henkilötyövuodella tarkoitetaan kokopäivätyötä tekevän koko vuoden työskentelyä. Osa-aikaiset ja määräaikaiset tai muutoin osan vuotta työskennelleet huomioidaan suhteellisina osuuksina. Esimerkiksi 6 kuukautta kokoaikaisesti työskennellyt työntekijä vastaa 0,5 henkilötyövuotta. Työntekijän, joka tekee 80 % työaikaa, henkilötyövuosimäärä lasketaan 0,8 vuodeksi. Kolme kuukautta kokoaikatyössä olevan määräaikainen työsuhde vastaisi 0,25 henkilötyövuotta.
Selvitys koulutusvähennyksen edellytyksistä
Työnantajan on laadittava työntekijäkohtainen kirjallinen selvitys vähennyksen edellytysten täyttymisestä ja siitä, että työntekijä on tosiasiallisesti osallistunut koulutukseen. Selvityksessä on mainittava, mihin suunnitelman kohtaan vähennyksen perusteena oleva koulutus sisältyy ja koulutuksen perustiedot, esimerkiksi kurssiohjelma tai vastaava sekä koulutuksen kesto.
Näin haet koulutusvähennystä
Vähennystä haetaan veroilmoituksen antamisen yhteydessä. Koulutusvähennyksen perusteista laadittuja työntekijäkohtaisia selvityksiä ja suunnitelmaa ei tarvitse liittää veroilmoitukseen, vaan verohallinto pyytää niitä tarvittaessa.
Esimerkki koulutusvähennyksestä
Yrityksen palveluksessa on vakituisesti 10 kokoaikatyöntekijää ja 5 osa-aikatyöntekijää (60 t/3 vkoa). Lisäksi yritys työllistää kesäaikana kausiluontoisesti 4 työntekijää (60 t/3 vkoa) kolmen kuukauden ajan. Työttömyysvakuutusmaksun perusteena oleva palkkasumma verovuonna on 300 000 euroa.
Vakituisessa osa-aikatyösuhteessa olevat 5 työntekijää vastaavat kokoaikaisiksi työntekijöiksi muunnettuina 2,7 henkilötyövuotta (5 x (60/111)).
Määräaikaisessa työsuhteessa olevat osa-aikatyöntekijät puolestaan vastaavat 0,54 henkilötyövuotta (4 x (60/111)) x 0,25.
Yhteensä yrityksen keskimääräisenä työntekijämääränä pidetään tällöin 10 + 2,7 + 0,54 eli 13,24 henkilötyövuotta.
Keskimääräinen päiväpalkka on siten (300 000/13,24/200) = 113,29 euroa.
Koulutusvähennys lasketaan kertomalla keskimääräinen päiväpalkka koulutuspäivien lukumäärällä ja jakamalla näin saatu tulo kahdella.
Jos yritys olisi järjestänyt koulutusta vuoden aikana esim. 10 henkilölle kaksi päivää, olisi ylimääräinen vähennysoikeus yhteensä (113,29 x 20) / 2 = 1 132,90 euroa.
Lisätietoja ja yksityiskohtaisempia ohjeita vähennyksestä ja sen laskemisesta löytyy verottajan sivuilta.
Hallituksen kehysriihessä tekemän päätöksen mukaan koulutusvähennys tulee tulevaisuudessa poistumaan. MaRa tiedottaa, kun asiasta on tarkempaa tietoa.